Harmonogram KSeF: kto i od kiedy musi wystawiać e-faktury

Prowadzisz JDG i wystawiasz faktury firmom? Twój obowiązek KSeF zaczął się 1 kwietnia 2026 r. Do 31 grudnia 2026 r. zwalnia cię z niego tylko sprzedaż na fakturach do 10 000 zł brutto w miesiącu. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek znika i w KSeF wystawiają wszyscy krajowi podatnicy fakturujący firmy.

W praktyce twoja data zależy więc od jednej liczby: ile zafakturowałeś firmom w najmocniejszym miesiącu 2026 r.

Cztery daty i co znaczą dla jednoosobowej firmy

Czyli przed tobą jest jedna data, 1.01.2027. Limit 10 000 zł może ją jednak przyspieszyć do dowolnego dnia 2026 r.

Jak liczyć limit 10 000 zł

Ministerstwo Finansów opisuje go na stronie „Poniżej 10 000 zł” tak:

• liczysz brutto, czyli razem z VAT,
• osobno dla każdego miesiąca, bez średniej z kwartału,
• tylko faktury, które musiałbyś wystawić w KSeF, czyli dla firm,
• nie liczysz faktur dla osób prywatnych, paragonów z NIP do 450 zł ani sprzedaży zarejestrowanej tylko na kasie.

Najczęstszy błąd to liczenie netto. Fakturujesz 8 500 zł netto miesięcznie i myślisz, że masz zapas. Z VAT 23% to 8 500 + 1 955 = 10 455 zł brutto. Limit przekroczony.

Przykład: listopad, w którym wyjątek przepada

Programista na ryczałcie, czynny podatnik VAT:

1. 3 listopada wystawia fakturę na 6 150 zł brutto. Mieści się w limicie, więc wystawia ją poza KSeF.
2. 20 listopada wystawia drugą fakturę na 4 920 zł brutto. Suma w listopadzie: 6 150 + 4 920 = 11 070 zł.
3. Limit przekracza druga faktura, więc to ona musi trafić do KSeF. Pierwsza zostaje poza systemem.
4. W grudniu sprzedaje za 3 000 zł brutto. Mimo to wystawia w KSeF. MF pisze wprost, że słabszy kolejny miesiąc nie ma już znaczenia.

Wyjątek raz stracony nie wraca. Jeśli twoja sprzedaż skacze z miesiąca na miesiąc, prościej od razu wystawiać wszystko w KSeF niż pilnować progu co do złotówki.

Zwolnieni z VAT: te same daty

Zwolnienie z VAT nie przesuwa terminu. Biznes.gov.pl wymienia podatników zwolnionych z VAT wśród tych, którzy wchodzą do KSeF od 1.04.2026, z tym samym wyjątkiem do końca 2026 r. Różnica jest jedna: kara za fakturę poza KSeF liczy się u nich od kwoty należności, bo VAT-u na fakturze nie ma. Kwoty kar pokazujemy w poradniku o trybie offline, awariach i karach.

Kto zostaje poza KSeF na stałe

Według strony MF „Zakres obowiązkowego KSeF” obowiązek nie obejmuje:

• sprzedawców bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce,
• faktur dla osób prywatnych (w KSeF możesz je wystawiać dobrowolnie),
• faktur w procedurach OSS nieunijnej, IOSS, w procedurze SME z art. 113a i przy okazjonalnym międzynarodowym przewozie drogowym,
• biletów za przejazd i autostradę, które pełnią rolę faktury,
• części usług zwolnionych z VAT, głównie finansowych i ubezpieczeniowych,
• samofakturowania, gdy któraś strona nie ma polskiego NIP.

Jeśli sprzedajesz osobom prywatnym albo firmom z zagranicy, przeczytaj co wtedy z KSeF.

Sprawdź swój najmocniejszy miesiąc

Otwórz kreator KSeF 2027 i przy pytaniu o sprzedaż wpisz fakturowanie firm z najmocniejszego miesiąca 2026 r., brutto, a nie średnią. Kreator pokaże, czy twój wyjątek jeszcze trwa, czy przepadł już w którymś miesiącu.