KSeF 2027 dla JDG: co musisz zrobić przed 1 stycznia

Do 31 grudnia 2026 r. musisz załatwić trzy rzeczy: zalogować się do KSeF, wybrać narzędzie, które wysyła tam faktury, i wystawić w nim jedną prawdziwą fakturę na próbę. Od 1 stycznia 2027 r. każda faktura dla firmy powstaje w KSeF. Wyjątek, dzięki któremu dziś wystawiasz faktury po staremu, przestaje istnieć.

Najpewniej jesteś w takiej sytuacji: prowadzisz JDG, co miesiąc wystawiasz kilka faktur firmom na łącznie 6 do 8 tys. zł brutto, robisz to w Wordzie albo w szablonie i wysyłasz PDF mailem. Dopóki twoja sprzedaż na fakturach mieści się w 10 000 zł brutto miesięcznie, wolno ci tak robić. Od stycznia ten PDF przestaje być fakturą.

KSeF już do ciebie przychodzi

Masz go od lutego, nawet jeśli nigdy się nie zalogowałeś. Od 1.02.2026 wszyscy odbierają faktury zakupowe przez KSeF. Faktura za hosting, telefon czy coworking jest ci doręczona w chwili, gdy system nada jej numer, a nie wtedy, gdy PDF wpadnie do skrzynki. W twoim koncie KSeF leżą więc faktury, których nikt jeszcze nie obejrzał. To pierwszy powód, żeby wejść do systemu w październiku, a nie w ostatnim tygodniu grudnia.

14 tygodni do stycznia

Najważniejszy jest listopad. Do końca 2026 r. za błąd w KSeF nie ma kary, więc pierwsza pomyłka kosztuje cię tylko fakturę korygującą.

Narzędzie: aplikacja MF za 0 zł czy program za ok. 10 zł

Masz dwie drogi. Aplikacja Podatnika KSeF Ministerstwa Finansów jest bezpłatna. Logujesz się, wypełniasz formularz, wysyłasz fakturę i pobierasz PDF dla klienta. Księgowości ani przypomnień o płatnościach w niej nie znajdziesz.

Program do faktur (inFakt, wFirma, iFirma, Fakturownia) łączysz z KSeF raz. Potem każda faktura sama idzie do systemu, a program pobiera numer KSeF i ściąga faktury od dostawców.

Przykład: tłumaczka z 5 fakturami miesięcznie

Anna wystawia 5 faktur miesięcznie biurom tłumaczeń. Darmowe plany iFirmy i Fakturowni obejmują tylko 3 faktury miesięcznie, więc od razu odpadają. Liczy koszt roku przy płatności z góry (ceny netto):

• inFakt Mini: 9,90 zł × 12 = 118,80 zł,
• Fakturownia Start z kodem rabatowym: 9,99 zł × 12 = 119,88 zł (bez kodu 12,49 zł × 12 = 149,88 zł),
• iFirma Faktura+: 12,50 zł × 12 = 150 zł,
• wFirma Fakturowanie i CRM: 25 zł × 12 = 300 zł,
• Aplikacja Podatnika KSeF: 0 zł.

Czyli różnica między aplikacją MF a najtańszym programem to ok. 10 zł miesięcznie. Anna płaci je za to, że nie przepisuje danych klientów przy każdej fakturze i nie musi pilnować, czy faktura doszła do KSeF. Przy 1 do 3 fakturach miesięcznie wystarczy jej darmowy plan albo aplikacja MF.

Co zaskakuje ludzi w styczniu

• Jedna duża faktura kończy wyjątek wcześniej. Jeśli w którymś miesiącu 2026 r. przekroczysz 10 000 zł brutto, już ta faktura musi iść do KSeF. Jak to policzyć, pokazujemy w harmonogramie KSeF.
• Zwolnienie z VAT nic tu nie zmienia. Biznes.gov.pl wymienia podatników zwolnionych z VAT wśród objętych KSeF, na tych samych terminach.
• Osoby prywatne to osobna sprawa. Fakturę dla konsumenta możesz dalej wystawiać poza KSeF, także w 2027 r. Szczegóły w poradniku o konsumentach i zagranicy.

Twój krok na ten tydzień

Policz, ile faktur wystawiłeś w swoim najmocniejszym miesiącu tego roku. Z tą liczbą otwórz porównanie czterech programów: do 3 faktur wybierasz między darmowym planem a aplikacją MF, powyżej patrzysz na najtańszy płatny plan. Pierwszą fakturę wystaw w nim jeszcze w październiku.