KSeF offline24, awaria systemu i kary: co robić, gdy nie działa

Piątek, 16:30, w biurze pada internet, a klient czeka na fakturę, żeby zapłacić przed weekendem. Wystawiasz ją w trybie offline24: w programie albo w aplikacji, z dzisiejszą datą, i wysyłasz do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym, czyli w poniedziałek. Jeśli to KSeF nie działa i Ministerstwo Finansów ogłosi awarię, masz 7 dni roboczych od jej zakończenia. Kary za fakturę wystawioną obok KSeF grożą od 1.01.2027: do 100% VAT z tej faktury.

Kto zawinił, taki termin

Czyli najmniej czasu masz wtedy, gdy problem leży po twojej stronie. Siedem dni należy ci się tylko przy awarii, którą MF ogłosiło.

Faktura offline, którą klient dostaje od razu

W trybie offline24 datę wystawienia wpisujesz sam, w polu P_1. Zostaje ona na fakturze, nawet jeśli KSeF przyjmie ją dopiero w poniedziałek.

Jeśli dajesz klientowi PDF, zanim faktura trafi do KSeF, muszą być na nim dwa kody QR:

1. „OFFLINE”, który pozwala sprawdzić fakturę w KSeF,
2. „CERTYFIKAT”, który potwierdza, że wystawcą jesteś ty.

Drugiego kodu nie wygenerujesz bez certyfikatu KSeF typu 2. Pobierasz go w Aplikacji Podatnika KSeF i jest ważny najwyżej 2 lata. Tego nie załatwisz w piątek o 16:30 bez internetu, dlatego certyfikat musisz mieć wcześniej. Po przyjęciu faktury przez KSeF na jej wizualizacji wystarczy jeden kod QR z numerem KSeF.

Ile może kosztować błąd od 2027 r.

Do 31.12.2026 za błędy w KSeF nie ma kar. Od 1.01.2027 naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę z art. 106ni ustawy o VAT za fakturę wystawioną poza KSeF, choć powinna w nim być. Kwota zależy od tego, czy na fakturze jest VAT.

Przykład. Wystawiasz fakturę na 8 000 zł netto:

• jako czynny podatnik VAT: VAT 23% to 8 000 × 0,23 = 1 840 zł, faktura ma 9 840 zł brutto, a kara może sięgnąć 1 840 zł, czyli 100% VAT,
• jako zwolniony z VAT: faktura ma 8 000 zł, a kara może sięgnąć 8 000 × 0,187 = 1 496 zł, czyli 18,7% kwoty należności.

To górne granice. Kara „do” oznacza, że naczelnik ustala kwotę w decyzji. Zrzut ekranu z komunikatem MF o awarii i zapis, kiedy wysłałeś fakturę, to twoje dowody, że działałeś w terminie.

Co zawodzi w praktyce

• Brak certyfikatu typu 2 w dniu awarii. Fakturę offline wystawisz, ale PDF bez kodu „CERTYFIKAT” nie spełnia wymogów.
• Własny internet brany za awarię KSeF. Siedem dni roboczych przysługuje tylko przy awarii ogłoszonej przez MF. Gdy nie działa twój router, masz jeden dzień roboczy.
• Faktura, która „wisi”. Program oznacza nieudaną wysyłkę jako oczekującą. Jeśli nie wróci do niej sam, zostaje bez numeru KSeF. Po każdej przerwie przejrzyj listę faktur i sprawdź, czy każda ma numer.
• Sobota w terminie. Następny dzień roboczy po piątku to poniedziałek, a po piątku przed świętem nawet wtorek. Nie licz dni kalendarzowych.

Zrób to przed pierwszą awarią

Zaloguj się dziś do Aplikacji Podatnika KSeF, pobierz certyfikat KSeF typu 2 i wgraj go do programu, w którym wystawiasz faktury. Datę wygaśnięcia wpisz do kalendarza z przypomnieniem miesiąc wcześniej. Jeśli nie masz jeszcze dostępu do KSeF, zacznij od poradnika o logowaniu i uprawnieniach.