Jak zalogować się do KSeF i nadać uprawnienia (JDG)

Księgowa pisze: „Proszę nadać nam uprawnienia w KSeF”, a program do faktur prosi o token. Jako JDG logujesz się do KSeF profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym i nie składasz żadnego zgłoszenia do urzędu, bo system sam przypisuje ci uprawnienia właściciela twojego NIP. Księgowej nadajesz uprawnienie w KSeF, a programowi dajesz token albo certyfikat KSeF. Swojego profilu zaufanego nie dajesz nikomu.

Trzy klucze do jednego konta

Czyli jedyny klucz, którego nie możesz odebrać, to twój profil zaufany. Dlatego zostaje tylko u ciebie. Token, certyfikat i uprawnienia biura wydajesz i odbierasz sam, w KSeF.

Pierwsze logowanie

1. Wejdź do Aplikacji Podatnika KSeF: https://ap.ksef.mf.gov.pl. Jest bezpłatna.
2. Wybierz logowanie profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym.
3. Wybierz kontekst swojego NIP. Od razu zobaczysz faktury zakupowe, które przyszły do ciebie przez KSeF od lutego.

Jeśli chcesz najpierw poklikać bez ryzyka, zaloguj się tym samym profilem do środowiska Demo. Dane logowania są tam prawdziwe, a faktury fikcyjne i bez skutków podatkowych. Na produkcji każda przyjęta faktura jest wiążąca.

Token czy certyfikat dla programu

Program do faktur (inFakt, wFirma, iFirma, Fakturownia i inne) nie zna twojego hasła. Łączy się z KSeF własnym kluczem:

• Token generujesz w Aplikacji Podatnika KSeF i wklejasz w ustawieniach programu. Według pytań i odpowiedzi MF tokeny zostają w KSeF 2.0 bezterminowo.
• Certyfikat KSeF typu 1 też służy do logowania programu, ale ma datę ważności: najwyżej 2 lata od wydania.

Przykład: generujesz certyfikat 20 października 2026 r. Wygaśnie najpóźniej 20 października 2028 r. Jeśli nie wpiszesz tej daty do kalendarza, któregoś dnia program przestanie wysyłać faktury, a ty zauważysz to dopiero, gdy klient zapyta o numer KSeF. Przypomnienie ustaw na 20 września 2028 r., miesiąc wcześniej.

Istnieje też certyfikat typu 2. Nie służy do logowania, tylko do kodu QR na fakturach wystawianych, gdy KSeF nie działa. Opisujemy go w poradniku o trybie offline24.

Uprawnienia dla biura rachunkowego

Masz dwie możliwości:

• całe biuro po jego NIP, z prawem przekazywania uprawnień pracownikom biura,
• jedna osoba, np. księgowa, która obsługuje cię samodzielnie.

Dawaj tyle, ile biuro naprawdę robi. Jeśli tylko księguje twoje faktury, wystarczy mu przeglądanie. Uprawnienie do wystawiania faktur daj tylko wtedy, gdy biuro ma fakturować w twoim imieniu.

Co idzie nie tak w praktyce

• Profil zaufany u księgowej. Wiele osób podaje biuru login i hasło, „żeby było szybciej”. Biuro ma wtedy dostęp do wszystkich twoich spraw w e-administracji, nie tylko do faktur.
• Niepotrzebny ZAW-FA. To zawiadomienie składają podmioty bez pieczęci kwalifikowanej, np. spółki, żeby wskazać pierwszą osobę z uprawnieniami. JDG go nie potrzebuje.
• Stare biuro z dostępem. Po zmianie księgowej odbierz uprawnienia poprzedniemu biuru. Nie znikają same.
• Ćwiczenia na produkcji. Testowa faktura wysłana na produkcji to prawdziwa faktura. Wycofasz ją tylko korektą.

Zanim odpiszesz księgowej

Zapytaj ją o dwie rzeczy: NIP biura i to, czy biuro ma twoje faktury tylko księgować, czy też wystawiać. Z tymi odpowiedziami logujesz się do KSeF i nadajesz jedno uprawnienie, dokładnie w tym zakresie. Jeśli dopiero szukasz biura, które przejmie KSeF, zostaw zgłoszenie.