Pierwsza faktura w KSeF krok po kroku: program i aplikacja MF

Kończysz zlecenie 30 września, wieczorem przygotowujesz fakturę i klikasz „wyślij do KSeF” kilka minut po północy. Ta faktura ma datę 1 października, bo w KSeF datą wystawienia jest dzień wysłania do systemu, a nie dzień, w którym ją przygotowałeś. Wystawiona jest dopiero wtedy, gdy KSeF nada jej numer KSeF. Do tej chwili to tylko szkic w twoim programie.

Resztę znasz: nabywca, pozycje, stawka VAT, termin płatności. Pierwsza faktura w KSeF różni się od zwykłej tym, co dzieje się po kliknięciu „wyślij”.

Przykład: faktura na 4 920 zł od szkicu do UPO

Grafik wystawia fakturę stałemu klientowi, agencji z Poznania, za projekt: 4 000 zł netto, VAT 23%, czyli 920 zł, razem 4 920 zł brutto, płatne 14 dni od daty wystawienia.

Teraz wróć do północy. Jeśli grafik wyśle fakturę 30 września o 23:50, termin płatności mija 14 października. Wysłana 1 października o 0:05 ma termin 15 października. Przy jednej fakturze to jeden dzień. Przy fakturach wystawianych na koniec miesiąca zmienia się też miesiąc na dokumencie, więc wysyłaj je w dniu, w którym je tworzysz.

W programie: raz połączenie, potem zwykłe klikanie

W inFakt, wFirmie, iFirmie i Fakturowni wygląda to podobnie:

1. W ustawieniach programu wklejasz token albo wskazujesz certyfikat KSeF. Robisz to raz; jak zdobyć ten klucz, opisujemy w poradniku o logowaniu i uprawnieniach.
2. Wystawiasz fakturę jak dotąd. Sprawdź dwa razy NIP nabywcy, bo po nim KSeF kieruje fakturę do firmy.
3. Program wysyła fakturę do KSeF. Część programów robi to od razu po zapisaniu, w części klikasz osobny przycisk. Sprawdź, jak jest w twoim.
4. Czekasz na numer KSeF przy fakturze. Brak numeru po kilku minutach to sygnał, że coś poszło nie tak.

W bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF

Jeśli nie masz programu, wystawisz fakturę w aplikacji Ministerstwa Finansów pod adresem https://ap.ksef.mf.gov.pl:

1. Logujesz się profilem zaufanym w kontekście swojego NIP.
2. Wybierasz nową fakturę i wypełniasz formularz.
3. Wysyłasz ją do KSeF.
4. Pobierasz numer KSeF, UPO i PDF, jeśli klient chce dostać fakturę także mailem.

Aplikacja nie kosztuje nic, ale każdą fakturę wypełniasz w niej od zera. Czy przy twojej liczbie faktur opłaca się program, liczymy w poradniku KSeF 2027 dla JDG.

Po wysłaniu niczego nie poprawisz

Faktury przyjętej do KSeF nie usuniesz i nie zmienisz. Pomyłkę w cenie, stawce czy opisie poprawiasz fakturą korygującą, też w KSeF. W programie wybierasz „korekta” przy wystawionej fakturze, a numer KSeF faktury pierwotnej program dopisze sam.

Najgorsza pomyłka to zły NIP. Faktura trafia wtedy do cudzej firmy, która widzi twoją sprzedaż. Dlatego przy pierwszej fakturze dla nowego klienta kopiuj NIP z jego zamówienia albo z rejestru, nie wpisuj z pamięci.

Trzy błędy, które zdarzają się na starcie

• Zapisana, niewysłana. Faktura czeka w programie jako szkic, a ty wysyłasz klientowi PDF. Dla KSeF ta faktura nie istnieje.
• PDF zamiast KSeF. Klient z polskim NIP odbiera fakturę w KSeF. PDF możesz mu wysłać, ale to tylko podgląd.
• Wygasły certyfikat. Program przestaje wysyłać faktury, a komunikat o błędzie łatwo przeoczyć.

Test z jednym klientem

Pierwszą prawdziwą fakturę w KSeF wystaw stałemu klientowi, z którym masz dobry kontakt. Poproś go, żeby sprawdził, czy widzi ją w swoim KSeF, i odpisał ci jej numer. Kiedy numery się zgadzają, wiesz, że cały obieg działa, od twojego programu po księgowość klienta.