KSeF a faktury dla konsumentów i kontrahentów zagranicznych

Sprzedajesz ceramikę. Kubki kupują osoby prywatne, kawiarnia z Krakowa zamawia serwis, a raz na kwartał projekt bierze pracownia z Berlina. Fakturę dla osoby prywatnej wystawisz poza KSeF także po 2026 r., bo dla konsumentów KSeF jest dobrowolny na stałe. Fakturę dla firmy z zagranicy wystawiasz w KSeF, jak dla polskiej firmy, i wysyłasz jej PDF z kodem QR, bo sama nie odbierze jej z systemu.

Zasada jest jedna: KSeF działa wokół polskiego NIP. Kłopot zaczyna się tam, gdzie po drugiej stronie tego NIP nie ma.

Kto kupuje, tam trafia faktura

Czyli dla sprzedawcy, który ma klientów z trzech pierwszych wierszy, KSeF i tak jest codziennością. Różni się tylko to, jak faktura dociera do klienta.

Przykład: co liczy się do limitu 10 000 zł w październiku

Limit 10 000 zł brutto obejmuje tylko faktury, które musisz wystawić w KSeF. Ceramiczka w październiku 2026 r. wystawia:

• kawiarni z Krakowa: 4 500 zł netto + 23% VAT = 5 535 zł brutto,
• pracowni z Berlina: 3 000 zł za projekt,
• osobom prywatnym: 11 faktur, razem 4 200 zł brutto.

Do limitu liczy 5 535 + 3 000 = 8 535 zł. Faktur dla osób prywatnych nie wlicza, choć jest ich najwięcej. Mieści się w limicie, więc do końca 2026 r. może jeszcze fakturować poza KSeF.

Gdyby pracownia z Berlina zamówiła projekt za 4 500 zł, suma wyniosłaby 5 535 + 4 500 = 10 035 zł. Faktura dla Berlina przekroczyłaby limit i już ona musiałaby trafić do KSeF, razem z każdą kolejną. Co dzieje się po przekroczeniu, rozpisujemy w harmonogramie KSeF.

Klient z zagranicy: KSeF plus PDF

Firma z Niemiec nie ma polskiego NIP, więc nie zaloguje się do KSeF po twoją fakturę. Robisz więc dwie rzeczy: wystawiasz fakturę w KSeF i wysyłasz klientowi jej PDF. Na PDF jest kod QR z numerem KSeF, po którym klient może sprawdzić, że faktura naprawdę istnieje w systemie.

Ustal z klientem na piśmie, np. w zamówieniu albo w mailu z akceptacją oferty, że fakturę dostanie mailem jako PDF. Jeśli księgowość klienta zapyta, czy PDF to oryginał, czy kopia, ten mail jest odpowiedzią.

Osoba prywatna: wolno w KSeF, ale nie musisz

Faktura dla konsumenta wystawiona w KSeF niczego klientowi nie ułatwia, bo osoba bez działalności i tak jej tam nie odbierze. Dostaje od ciebie PDF albo wydruk. KSeF przy fakturach B2C przydaje się głównie wtedy, gdy chcesz mieć wszystkie faktury w jednym miejscu i jednej numeracji. W programie do faktur zaznaczasz przy nabywcy, czy to firma, czy osoba prywatna, i od tego zależy, co dzieje się z fakturą.

Kiedy to ty kupujesz z zagranicy

Tu działa to odwrotnie. Faktura za reklamy w sieci, oprogramowanie czy hosting od firmy bez siedziby w Polsce nie pojawi się w twoim KSeF. Jeśli księgowa pobiera twoje koszty tylko z KSeF, takie faktury jej umkną. Umów się z nią, że zagraniczne faktury przesyłasz osobno, np. raz w miesiącu jednym mailem.

Podziel klientów na trzy grupy

Weź listę klientów z ostatnich trzech miesięcy i przy każdym dopisz jedną etykietę: firma z Polski, firma z zagranicy, osoba prywatna. Pierwsze dwie grupy idą do KSeF, trzecia nie musi. Przy każdej firmie z zagranicy dopisz jeszcze adres, na który wysyłasz PDF. Zanim wystawisz jej pierwszą fakturę w KSeF, wystaw próbną w środowisku Demo i sprawdź, czy na PDF jest kod QR.