Pierwsza faktura w JDG krok po kroku (z KSeF)

Skończyłeś pierwsze zlecenie 29 września 2026 r. i klient czeka na fakturę. Masz na nią czas do 15 października, czyli do 15. dnia miesiąca po wykonaniu usługi. Jeśli w październiku twoje faktury nie przekroczą łącznie 10 000 zł brutto, do końca 2026 r. możesz wystawić ją poza KSeF, na przykład w PDF (ksef.podatki.gov.pl, stan na 24.09.2026).

Tak wygląda gotowa faktura

Wykonałeś wdrożenie strony dla firmy, jesteś czynnym podatnikiem VAT, cena to 5 000 zł netto.

VAT liczysz tak: 5 000,00 × 23% = 1 150,00 zł. Brutto: 5 000,00 + 1 150,00 = 6 150,00 zł. Kwoty zaokrąglasz do pełnych groszy.

Termin płatności nie jest obowiązkowy, ale go wpisz. Bez niego trudniej upomnieć się o pieniądze.

Jeśli jesteś zwolniony z VAT, w polu stawki wpisujesz „zw”, a kwota do zapłaty to 5 000,00 zł. Przy zwolnieniu podmiotowym (limit 240 000 zł w 2026 r.) podstawy prawnej nie musisz podawać (biznes.gov.pl). Przy zwolnieniu przedmiotowym, na przykład za niektóre usługi edukacyjne, podajesz przepis, np. art. 43 ust. 1 ustawy o VAT z numerem punktu.

Kiedy ta faktura musi iść przez KSeF

Wyjątek dla najmniejszych działa do 31 grudnia 2026 r. i ma limit 10 000 zł brutto faktur miesięcznie. Pułapka jest w tym, że liczysz sumę z całego miesiąca.

Przykład: 1 października wystawiasz fakturę na 6 150 zł brutto. W wyjątku mieści się. 20 października drugi klient zamawia usługę za 4 000 zł netto, czyli 4 920 zł brutto. Suma: 6 150 + 4 920 = 11 070 zł. To druga faktura przekracza 10 000 zł, więc ją i wszystkie kolejne wystawiasz już w KSeF.

Od 1 stycznia 2027 r. wyjątek znika. Każdą fakturę dla firmy wystawiasz w KSeF, a za fakturę poza systemem grozi kara. Faktura w KSeF dostaje własny numer KSeF obok twojego FV/1/2026. PDF, który wyślesz klientowi mailem, jest wtedy tylko podglądem, a nie fakturą.

Co psuje pierwsze faktury

• NIP nabywcy z pamięci. Jedna zła cyfra i w KSeF faktura trafia do obcej firmy. Sprawdź NIP w wykazie podatników VAT albo pobierz dane w programie.
• Brak daty wykonania usługi, gdy fakturę wystawiasz później niż wykonałeś pracę.
• „Usługi” jako nazwa. Napisz, co zrobiłeś i na podstawie czego, np. numer umowy albo zamówienia.
• Numer ręcznie w Wordzie. Po kilku miesiącach łatwo o lukę albo dwa razy ten sam numer. Program nadaje numery sam.
• Faktura wystawiona 16 października. Dzień po terminie to już naruszenie przepisów o VAT.

Jak wysłać fakturę w samym systemie, pokazujemy w poradniku KSeF: jak wystawić pierwszą fakturę. Gdy system nie działa, pomaga tryb offline.

Masz fakturę z kilkoma pozycjami albo różnymi stawkami VAT? Wpisz je w kalkulator faktury, a sprawdzisz netto, VAT i brutto, zanim klient zobaczy dokument.