Kalkulator kosztów firmy 2026: koszty palone i niepalone

Przykład: coworking za 800 zł brutto miesięcznie

Ola wynajmuje biurko w coworkingu za 800 zł brutto, z 23% VAT. W całości to wydatek firmowy. Jak VAT-owiec odzyskuje 149,59 zł VAT, a do kosztów wpisuje 650,41 zł netto. Dalej wszystko zależy od formy opodatkowania.

Ten sam coworking kosztuje od 383,74 zł do 650,41 zł, czyli różnica przekracza 3 000 zł rocznie.

Wzór dla jednej pozycji: VAT odliczony = VAT z faktury × część, którą odliczasz (VAT i udział firmowy liczą się niezależnie, więc udział nie zmniejsza odliczanego VAT). Koszt podatkowy = udział firmowy × (brutto − VAT odliczony). Mniej PIT = koszt podatkowy × 12% albo 32% na skali, 19% na liniowym, 0 na ryczałcie. Mniej zdrowotnej = koszt podatkowy × 9% na skali, 4,9% na liniowym. Koszt realny = brutto − VAT odliczony − mniej PIT − mniej zdrowotnej. Stawkę 12% albo 32% kalkulator dobiera z dochodu rocznego, który wpisujesz.

Wydatek w kosztach nie jest za darmo

Najczęstsze zdanie, które słyszymy: „wrzucę w koszty, to mnie nic nie kosztuje”. Na skali 12% z 800 zł coworkingu zostaje u Oli 513,82 zł własnych pieniędzy. Koszt obniża podatek o ułamek wydatku, nie o całość.

Palone i niepalone w kalkulatorze

Kalkulator dzieli pozycje na dwie grupy. Palone to wydatki, których bez firmy byś nie miał, np. księgowa czy program do faktur. Niepalone to rzeczy, które i tak kupujesz, np. telefon, laptop, paliwo. Oszczędność ma sens przy niepalonych: wydatek i tak by był, a firma zwraca część jego ceny.

Trzy pomyłki przy kosztach

1. Brak VAT a liczenie netto. Jeśli nie jesteś VAT-owcem, kosztem jest cała kwota brutto, a VAT nie wraca. Coworking kosztuje wtedy 632 zł, a nie 513,82 zł.
2. Wydatek na ryczałcie. Na ryczałcie płacisz podatek od przychodu. Każdy wydatek kosztuje cię tyle, ile płacisz minus VAT, jeśli go odliczasz.
3. Laptop za 12 000 zł w jednym miesiącu. Sprzęt powyżej 10 000 zł netto rozliczasz przez amortyzację, nie jednym kosztem. Poniżej tej kwoty możesz go ująć od razu.

Listę wydatków, które da się ująć w JDG, rozpisaliśmy w poradniku o kosztach uzyskania przychodu.

Ryczałt: koszty bez wpływu na podatek

Na ryczałcie kalkulator pyta o stawkę, ale koszty i tak dają zero w kolumnach PIT i zdrowotnej. Zostaje tylko VAT, jeśli jesteś VAT-owcem. Dlatego przy dużych kosztach ryczałt przegrywa ze skalą nawet przy niskiej stawce. Przykład liczbowy znajdziesz w kalkulatorze podatku JDG.

ZUS i zdrowotna to nie zwykłe koszty

Składki społeczne obniżają podstawę podatku na każdej formie, także na ryczałcie. Zdrowotna na skali nie obniża podatku, na liniowym odliczasz ją do 14 100 zł rocznie, a na ryczałcie połowa obniża przychód. Dlatego kalkulator kosztów nie ma pozycji „ZUS”: składki liczysz w kalkulatorze składek ZUS.