Koszty uzyskania przychodu w JDG: co wrzucisz w koszty (2026)

Stoisz w sklepie przy laptopie za 6 150 zł brutto i myślisz: „wrzucę w koszty, to prawie za darmo”. Nie za darmo. Jako czynny podatnik VAT na skali w progu 12% zapłacisz za niego realnie 3 950 zł, a na ryczałcie całe 5 000 zł netto. Koszt oddaje ci tylko część ceny, i to tylko wtedy, gdy spełnia trzy warunki opisane niżej.

Laptop za 5 000 zł netto: ile naprawdę wydasz

Cena 5 000 zł netto, VAT 1 150 zł, brutto 6 150 zł. Laptop jest tańszy niż 10 000 zł netto, więc cały trafia w koszty w miesiącu zakupu, bez amortyzacji.

Wiersz pierwszy krok po kroku: 6 150 − 1 150 (VAT) − 5 000 × 12% (podatek) − 5 000 × 9% (zdrowotna) = 6 150 − 1 150 − 600 − 450 = 3 950 zł.

Liniowy wygląda na tańszy od skali 12%, ale nie o 19% kontra 12%. Mniejsza zdrowotna 4,9% oznacza też mniejsze odliczenie tej składki od dochodu, więc podatek spada o (5 000 − 245) × 19% = 903,45 zł, a nie o 950 zł.

Zwolniony z VAT liczy koszt od kwoty brutto, bo VAT-u nie odzyskuje. Stąd 6 150 × 12% = 738 zł i 6 150 × 9% = 553,50 zł.

Trzy warunki, żeby wydatek był kosztem

Kosztem jest wydatek poniesiony, żeby osiągnąć przychód albo zachować lub zabezpieczyć jego źródło, o ile ustawa go nie wyłącza (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). W praktyce sprawdzasz:

1. Związek z firmą. Laptop dla programisty tak. Konsola do gier dla księgowej raczej nie.
2. Dokument. Faktura, rachunek albo potwierdzenie przelewu (biznes.gov.pl). Paragon bez NIP to słaby dowód.
3. Brak na liście wyłączeń. Art. 23 ust. 1 ustawy o PIT wymienia wydatki, których nie zaliczysz nigdy, m.in. kary i grzywny oraz wydatki na reprezentację.

Gdzie koszty się sypią

• Minimalna zdrowotna. Jeśli twój dochód na skali jest niższy niż ok. 4 806 zł miesięcznie, płacisz minimum 432,54 zł (inFakt). Koszt nie obniży wtedy zdrowotnej ani o złotówkę, a kolumna „mniej zdrowotnej” w tabeli spada do zera.
• Sprzęt za więcej niż 10 000 zł netto. Laptop za 12 000 zł netto nie wejdzie w koszty od razu. Amortyzujesz go przez kilka lat, więc ulga podatkowa rozkłada się w czasie.
• Gotówka powyżej 15 000 zł. Transakcję z inną firmą ponad tę kwotę płacisz przelewem, inaczej nie zaliczysz jej do kosztów (PARP).
• Auto. Prywatny samochód używany też w firmie to 20% wydatków w kosztach. Firmowy używany także prywatnie: 75% i połowa VAT. 100% tylko przy użyciu wyłącznie firmowym, z ewidencją przebiegu i zgłoszeniem VAT-26.
• Telefon, internet i biuro w domu. Służą też tobie prywatnie. Wrzucasz tylko część, w jakiej służą firmie, a sposób podziału musisz umieć obronić przy kontroli.
• Ubrania, okulary, prezenty dla klientów. Garnitur na spotkania to wydatek osobisty. Prezent z logo firmy to reklama, butelka dobrego wina dla klienta to już reprezentacja.

Zanim kupisz następną rzecz „w koszty”, wpisz jej cenę w kalkulator kosztów firmy razem ze swoją formą opodatkowania i statusem VAT. Jeśli realny koszt wychodzi wyższy, niż się spodziewałeś, przełóż zakup na moment, kiedy firma go naprawdę potrzebuje.