Prowadzisz JDG i nadal płacisz za mieszkanie, telefon i paliwo tak jak przed założeniem firmy. Część tych wydatków może wejść w koszty, więc pytanie nie brzmi „czy to legalne”, tylko ile ci to odda: VAT jako czynny podatnik, niższy PIT i niższa zdrowotna na skali i liniowym, na ryczałcie tylko VAT, bo tam podatek liczysz od przychodu.
Zaznacz swoje wydatki w kalkulatorze B2B czy etat i zobacz to na własnych liczbach.
Rzeczy, o których się nie myśli
| Wydatek | Ile w koszty | VAT | Podstawa | Warunek |
|---|---|---|---|---|
| Auto prywatne, nie wprowadzone do firmy | 20% wydatków | 50% | art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, art. 86a ust. 1 ustawy o VAT | Od 2019 liczy się procent wydatków, nie przejechane kilometry |
| Auto firmowe / leasing, użytek mieszany | 75% eksploatacji | 50% | art. 23 ust. 1 pkt 46a i ust. 5f ustawy o PIT, art. 86a ust. 4 i 12 ustawy o VAT | 100% kosztów i VAT tylko przy użytku wyłącznie firmowym: ewidencja przebiegu plus informacja VAT-26 do 25. dnia następnego miesiąca |
| Rata leasingu, do limitu wartości auta | limit zależny od emisji CO2 | jak wyżej | art. 23 ust. 1 pkt 4 i 47a, ust. 5e ustawy o PIT | 100 000 zł spalinowe (CO2 od 50 g/km), 150 000 zł poniżej 50 g/km, 225 000 zł elektryczne i wodorowe. Podział spalinowych obowiązuje od 1.01.2026, auto wpisane do ewidencji środków trwałych wcześniej zostaje na starych zasadach (art. 30 ustawy z 2.12.2021) |
| Mieszkanie: czynsz, media, odsetki od kredytu | proporcjonalnie do metrażu | zależy od faktury | art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, interpretacja KIS 0115-KDIT3.4011.420.2025.1.JS z 13.06.2025 | Musisz umieć uzasadnić metraż i procent. W tej interpretacji fiskus przyjął pokój 12,43 m² plus 30% reszty mieszkania, razem 40% |
| Telefon, internet, także prywatny abonament | część używana w firmie | od tej części | art. 22 ust. 1 ustawy o PIT | Zgłaszasz taki procent, jaki realnie odpowiada pracy |
| Laptop, telefon, monitor do 10 000 zł netto | 100% jednorazowo | 100% | art. 22d ust. 1 ustawy o PIT | Powyżej progu amortyzujesz w czasie |
| Sprzęt dla małych podatników | do 213 000 zł (50 000 euro po kursie NBP z 1.10.2025, 4,2586 zł, w zaokrągleniu do 1000 zł) | 100% | art. 22k ust. 7 i 12 ustawy o PIT | Jednorazowo, środki trwałe grup 3-8 KŚT bez samochodów osobowych; mały podatnik to przychód do 2 mln euro |
| Rower, hulajnoga elektryczna | 100%, gdy głównie do firmy | 100% | art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, art. 86 ust. 1 ustawy o VAT | To nie pojazdy samochodowe (art. 2 pkt 32 i 33 Prawa o ruchu drogowym), więc limit 50% VAT ich nie dotyczy. Interpretacje: 0113-KDIPT2-1.4011.321.2019.2.KU (hulajnoga, wnioskodawca jeździł też autem) i IPPP3/443-624/13-2/MK (rower) |
| Kursy, studia podyplomowe, książki, konferencje, angielski | 100% | 100% | art. 22 ust. 1 ustawy o PIT | Związek z branżą musi być widoczny, nie każdy kurs się liczy |
| Dieta w podróży służbowej przedsiębiorcy | 45 zł/dobę krajowa | brak | art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, § 7 rozporządzenia o podróżach służbowych (Dz.U. 2023 poz. 2190) | Podróż 8-12 godzin to połowa diety, ponad 12 godzin cała, poniżej 8 godzin nic |
| Wydatki sprzed rejestracji firmy | 100%, jeśli spełniają zasadę ogólną | jak na fakturze | art. 22 ust. 1 ustawy o PIT | Dokument plus związek z późniejszą działalnością, nie dotyczy ryczałtu |
| Wpłata na IKZE | limit 16 956 zł w 2026 dla JDG (11 304 zł limit standardowy) | brak | art. 26 ust. 1 pkt 2b i art. 30c ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT | Na skali i liniowym odliczasz od dochodu, na ryczałcie od przychodu |
| Składki ZUS społeczne, 50% zdrowotnej na ryczałcie | 100% społeczne, 50% zdrowotnej | brak | art. 11 ust. 1a ustawy o ryczałcie, art. 23 ust. 1 pkt 58 ustawy o PIT | Na liniowym zdrowotną odliczasz do 14 100 zł rocznie (M.P. 2025 poz. 1274) |
| Księgowa, program do faktur, domena i hosting | 100% | 100% | art. 22 ust. 1 ustawy o PIT | Bez proporcji jak przy aucie czy mieszkaniu: liczy się cała faktura |
| Konto firmowe, polisa OC działalności | 100% | brak, usługi zwolnione z VAT | art. 22 ust. 1 ustawy o PIT | OC działalności to inna polisa niż OC samochodu, chroni przed roszczeniem klienta |
Okulary, prywatna opieka medyczna, siłownia, ubrania bez logo i lunch z klientem nie wchodzą w koszty. To wydatki osobiste albo reprezentacja, wyłączona wprost w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.
Ile to daje
Liniowy, czynny VAT, przychód 15 000 zł/mies. netto: auto prywatne 600 zł brutto miesięcznie, telefon 80 zł, internet 60 zł, home office 20% z czynszu 1 500 zł, plus laptop za 6 000 zł brutto. Kalkulator liczy laptopa tak samo jak resztę: rozkłada 6 000 zł na 36 miesięcy amortyzacji, żeby dało się go porównać z wydatkami cyklicznymi. W realnym rozliczeniu, bo to kwota netto poniżej progu 10 000 zł, mógłbyś ująć go od razu w całości, w miesiącu zakupu.
| Wydatek | Brutto/mies. | VAT odzyskany/mies. | Koszt podatkowy/mies. |
|---|---|---|---|
| Auto prywatne (20%, VAT 50%) | 600 zł | 56,10 zł | 108,78 zł |
| Telefon | 80 zł | 14,96 zł | 65,04 zł |
| Internet | 60 zł | 11,22 zł | 48,78 zł |
| Home office (20% czynszu, brak VAT) | 1 500 zł | 0 zł | 300 zł |
| Laptop 6 000 zł, rozłożony na 36 mies. | 166,67 zł | 31,17 zł | 135,50 zł |
| Razem miesięcznie | 2 306,67 zł | 113,45 zł | 658,10 zł |
Rocznie z tych pięciu pozycji odzyskujesz VAT 1 361,30 zł i płacisz niższy podatek plus zdrowotną o 1 813,92 zł, razem 3 175,22 zł, czyli ok. 264,60 zł miesięcznie. Na ryczałcie zostaje tylko VAT, 1 361,30 zł rocznie, bo tam podatek liczysz od przychodu i koszty go nie obniżają. Na skali licznik jest inny: 12% do 120 000 zł dochodu (32% wyżej) plus 9% zdrowotnej bez odliczenia, zamiast 19% i 4,9% na liniowym, więc tarcza wychodzi inaczej niż tu, czasem wyżej, czasem niżej, zależnie od progu.
Trzy zasady, żeby to obroniło się przy kontroli
- Związek z przychodem. Wydatek musi dawać się połączyć z tym, co robisz w firmie. Kurs Excela dla analityka tak, kurs nurkowania dla księgowej raczej nie.
- Dokument. Faktura wystawiona na firmę, nie na ciebie prywatnie. Paragon bez NIP to za mało przy kontroli.
- Proporcja uzasadniona. Jeśli wrzucasz część mieszkania albo telefonu, zapisz, jak policzyłeś procent, na przykład metraż gabinetu albo liczbę godzin pracy. Urzędnik ma prawo o to zapytać.
Podstaw własne kwoty w kalkulatorze B2B czy etat i sprawdź, ile to realnie daje przy twoim przychodzie i formie opodatkowania.
Źródła i stan na dzień
- Ustawa o PIT, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592 (art. 22 ust. 1, art. 22d ust. 1, art. 22k ust. 7 i 12, art. 23 ust. 1 pkt 4, 23, 43, 46, 46a, 47a, 52 i 58, art. 26 ust. 1 pkt 2b) · stan na 27.09.2026
- Ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775 (art. 86 ust. 1, art. 86a, art. 106b ust. 5, art. 106e ust. 5 pkt 3) · stan na 27.09.2026
- Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 843 (art. 11 ust. 1a) · stan na 27.09.2026
- Ustawa z 2.12.2021 o zmianie ustawy o elektromobilności, Dz.U. 2021 poz. 2269 (art. 30 przepis przejściowy, art. 41 pkt 4 wejście w życie limitów CO2 od 1.01.2026) · stan na 27.09.2026
- Rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 2190 (§ 7, dieta 45 zł) · stan na 27.09.2026
- Prawo o ruchu drogowym, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1251 (art. 2 pkt 32 i 33, rower i hulajnoga to nie pojazd samochodowy) · stan na 27.09.2026
- NBP, tabela kursów średnich nr 190/A/NBP/2025 z 1.10.2025, EUR 4,2586 zł (limit jednorazowej amortyzacji) · stan na 27.09.2026
- Monitor Polski 2025 poz. 1274, obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki (limit odliczenia składki zdrowotnej 2026) · stan na 27.09.2026
- Gov.pl (MRPiPS), limit wpłat na IKZE 2026 · stan na 27.09.2026
- Biznes.gov.pl, wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności · stan na 27.09.2026
- Eureka MF, interpretacja indywidualna 0115-KDIT3.4011.420.2025.1.JS z 13.06.2025 (koszty mieszkania proporcjonalnie do metrażu) · stan na 27.09.2026
- Eureka MF, interpretacja indywidualna 0113-KDIPT2-1.4011.321.2019.2.KU z 12.09.2019 (hulajnoga elektryczna w kosztach) · stan na 27.09.2026
- Eureka MF, interpretacja IPPP3/443-624/13-2/MK z 18.07.2013 (pełne odliczenie VAT od roweru) · stan na 27.09.2026
Przepisy i cenniki się zmieniają. Przed decyzją sprawdź aktualny stan u źródła.
Pytania i odpowiedzi
Czy mogę wrzucić auto żony?
Nie z automatu. Musisz mieć podstawę: auto jest twoje, wspólne albo masz z małżonką umowę użyczenia lub najmu. Samo korzystanie z cudzego auta bez dokumentu nie daje kosztu.
Ryczałt a koszty?
Na ryczałcie nie odliczasz kosztów, bo podatek liczysz od przychodu, nie od dochodu. Odliczasz tylko składki społeczne i połowę zapłaconej składki zdrowotnej, i to od przychodu.
Czy paragon wystarczy?
Zwykły paragon bez NIP firmy to słaby dowód przy kontroli. Potrzebujesz faktury na firmę albo paragonu z NIP do 450 zł.
Czy mogę wrzucić w koszty cały czynsz za mieszkanie?
Nie. Liczy się tylko część proporcjonalna do metrażu, który realnie służy firmie, i musisz umieć to uzasadnić.
Czy wydatek na laptopa sprzed rejestracji firmy to koszt?
Tak, jeśli masz dokument i wydatek służy przyszłej działalności. Ująć go możesz dopiero po rejestracji, na skali albo liniowym.
